Những Điều Cần Biết Khi Góp Ý Tiêu Cực

Những Điều Cần Biết Khi Góp Ý Tiêu Cực

Có rất nhiều lời khuyên trái chiều trong việc đưa ra góp ý, phản hồi trong công việc. Nếu bạn thực sự cần phải phê phán ai đó, bạn sẽ làm điều đó như thế nào? Sarah Green đã nghiên cứu sâu vào vấn đề này dựa trên khoa học và kinh nghiệm thực tiễn để rút ra được cái gì nên và cái gì không nên trong việc góp ý người khác.

Tuyệt đối không bao giờ cho người khác ăn một miếng “sandwich”. Đừng chê trách ai đó kèm theo những lời khen bởi vì nó nghe có vẻ giả tạo và làm loãng thông điệp của bạn. Thay vào đó, hãy tách rời phê phán với lời khen của bạn, và đừng ngại góp ý thẳng thắng.

Hãy lên lịch cho các báo cáo trực tiếp cố định hàng tuần để cho việc góp ý (cả tiêu cực lẫn tích cực) trở thành một phần thường lệ của công việc.

Đừng kết hợp phê phán, góp ý với những chủ đề liên quan đến trả công và thăng chức trong các kỳ đánh giá cuối năm. Việc này sẽ dẫn đến một loạt cảm xúc tiêu cực cho nhân viên của bạn, thậm chí các nhân viên kinh nghiệm nhất cũng khó lòng kiềm chế. Thay vào đó, hãy tách rời nó ra những cuộc thảo luận khác.

Câu ngạn ngữ “Tán dương công khai, phê phán kín đáo” là một câu thần chú cổ điển trong quản trị. Nhưng đôi khi, bạn vẫn phải phê phán một cách công khai. Thỉnh thoảng hãy để mọi người chịu trách nhiệm trước đội nhóm cho dù nó sẽ khiến họ cảm thấy rất khó chịu.

Hãy để họ cho phép bạn nói điều đó. Nghe có vẻ kỳ quặc, đặc biệt khi bạn là sếp, nhưng bạn vẫn có thể báo trước cho mọi người rằng bạn sắp phê phán họ bằng cách bắt đầu hỏi “Tôi có thể góp ý với bạn một vài thứ không?”

Nên tránh đi thẳng vào kết luận hoặc những câu có vẻ như chụp mũ bằng cách thọc vào sự việc. Ví dụ như việc nhân viên đi làm muộn, về sớm, họ có thể đang phải giải quyết việc gia đình đột xuất hoặc gặp vấn đề về sức khỏe. Hãy nhẹ nhàng đề cập đến vấn đề rồi để họ giải thích chuyện gì đang xảy ra.

Hãy điều chỉnh phê phán của bạn hướng đến những kết quả mà bạn muốn đạt được, hơn là đi sâu vào sai lầm của họ là gì. Hãy làm rõ những thay đổi mà nhân viên có thể thực hiện nhằm đạt được mục tiêu mà bạn muốn hướng tới. Hãy hỏi “mục tiêu của bạn là gì?”

Hãy cụ thể về hành vi mà bạn muốn nhìn thấy ở họ.

Nếu bạn muốn đề cập những vấn đề khó nghe với người khác, hãy cân nhắc việc để cho họ tạm nghỉ cả buổi chiều. Khoa học đã chứng minh kể cả những nhân viên giỏi nhất cũng sẽ gặp rắc rối nghiêm trọng trong những tình huống xấu. Đừng thể hiện sự thông cảm bằng việc làm dịu vấn đề xuống, mà hãy nói thẳng tin xấu và đề nghị cho họ một khoảng thời gian để lấy lại bình tĩnh.

Nếu người mà bạn phê phán tự biện hộ và mất kiểm soát, hãy hướng họ tập trung lại vào kết quả cuối cùng mà bạn muốn đạt được và mối quan hệ công việc mà bạn muốn bảo vệ. Bạn không thể  phòng tránh những phản kháng mà người khác có thể ném vào bạn, nhưng bạn có thể kiểm soát những phản ứng của mình.

Rõ ràng rằng ai cũng muốn nhận được những phản hồi từ người khác, kể cả thế hệ Millennials và cả bậc nhân viên già dặn kinh nghiệm nhất. Công ty tư vấn Zenger Folkman nhận ra rằng trong khi nhà quản lý không muốn phê phán, nhưng tất cả các nhân viên đều muốn nghe họ góp ý, thậm chí hơn cả muốn nghe khen thưởng.

Có một lời cảnh báo rằng việc tán dương và phê phán sẽ phải tuân theo một tỉ lệ vàng. Chúng ta thường không muốn thừa nhận những sai lầm của mình và cần được nghe tán ai đó khen ngợi, động viên. Nhiều nghiên cứu cho thấy các đội nhóm thành công và các gia đình hạnh phúc thường tuân theo tỉ lệ vàng “5 tán dương – 1 phê phán”. Nhưng cho dù tỉ lệ đó là bao nhiêu đi nữa thì cũng đừng vừa phê phán vừa khen ngợi.

Và khi bạn khen ngợi ai đó, hãy khen cho những nổ lực chứ không phải khả năng của họ. Bài nghiên cứu nổi tiếng của Carol Dweck cho rằng cách tốt nhất để giữ cho mọi người được động viên là làm cho phê phán không mang tính đe dọa và nhắm đến cá nhân. Suy cho cùng, cho dù cả đời bạn được khen rằng “bạn rất thông minh”, một lời chê bai sẽ khiến bạn tự hỏi “bây giờ tôi có phải là một thằng ngốc không?”. Hãy đưa ra những lời khen dựa trên hành động như “các bạn đã dành rất nhiều sự chú ý vào trọng tâm vấn đề lần này” hay “tôi rất ấn tượng khi thấy các bạn hoàn thành công việc trong thời gian và ngân sách cho phép”. Điều này có nghĩa rằng khi bạn đưa ra phê phán, bạn luôn hướng đến kết quả và hành động hơn là nhằm công kích ai đó.

by Sarah Green
Dịch: Lekman